第二节 文书与文书工作的基础
模拟情景
经过一段时间的充电，乔梅由一个门外汉变成了小专家，对文书历史的掌握如数家珍，经常在和同事闲聊时大倒文书经。但乔梅在工作中还是经常挨领导的批评，她有些想不通，自己还缺点什么呢？于是又跑去找老郑。老郑笑笑说：“你这孩子，一天到晚钻在历史里出不来怎么行。你在21世纪，得按21世纪的要求来做。”乔梅有些糊涂了：“那我到底还需要了解哪些知识呢？”老郑笑笑说：“比如，文书有哪些特点？文书工作有哪些基本原则？这个你知道吗？”乔梅想了想，摇摇头。老郑说：“那你就从这些地方给自己补课吧！”
任务驱动
1.乔梅要做好文书工作，需要了解哪些知识？
2.乔梅应从哪几个方面来适应文书工作的要求？
任务分解
认知文书含义
了解文书工作的含义
掌握公文的特点与作用
掌握文书工作的特点与原则
任务解析
自有文字以来，文书就随之产生。文书是人们记录信息和表达思想的一种文字材料。自从人类社会出现阶级和国家之后，统治阶级就利用文书发号施令、指挥国事、记录信息，于是产生了公务文书，并逐渐形成一套文书拟制和处理的程序以及办理手续，这就是现在所称的文书工作。
（一）认知文书含义
做好文书工作，应正确认知文书的含义，认知的基本步骤如下所述。
步骤一 “文书”概念历史的梳理
要了解什么是文书，首先应对“文书”这一概念的历史进行梳理。
最早出现“文书”一词，是在西汉初期贾谊所著的《新书·过秦下》中“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义”之句。司马迁的《史记》中，也多次提到“文书”一词。至东汉，班固在其所著的《汉书·刑法志》中，又有“文书盈于几阁，典者不能遍睹”之句，意思是说，当时的司法部门，审理犯人的材料堆满公案和阁架，以至执法官都看不过来。这里的“文书”泛指古代的文籍典册。在我国先秦时期，“文”与“史”是不分的，如《尚书》即上古之书，既是历史的记载，又是政治文件的汇编。大约到唐宋以后，“文书”概念的含义相对要狭窄一些，主要是指实用性强的文字材料，而且有了公用和私用之分。
步骤二 “文书”概念现实的判定
我们现在研究的文书，不再是古代意义上的文字材料。古代有史料价值的文字材料或者应用性的文字材料都可以叫做文书，而现今文字材料的划分越来越细，诸如文学作品、图书情报、档案材料等，如果都称之为文书则不利于对不同文字材料的研究，同时也不符合现代人对“文书”一词的理解习惯。
现在文书的定义是行为主体在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递信息的需要，在一定书写材料上形成的具有应用性和特定格式的文字材料。
步骤三 “文书”含义的正确理解
对文书的含义，具体来说，可以从以下几个方面来理解。
① 文书首先是一种文字材料，即书面材料。然而，它不同于别的书面材料，如文学作品、图书情报等。随着科学技术的发展，出现了声像材料，如处理公务或者私事的录音带、录像带等，这些材料虽然具有文书的功用，但从文书这个特定的概念来说，不具有文字的属性，因而不能称之为文书，但我们可以把它理解为一种特殊的文书。
② 文书有特定的格式。文书是社会交际的工具，这就需要有统一的通用的格式要求，以便实现社会交际的功用。文书在内容上，一般而言，要能表达一个较为完整的思想和意图。
③ 文书具有应用性。文书的功用主要是应用，它是处理公、私事务和进行社会交际活动的工具。而且所涉及的事项除个别情况外，都是现行的，即正在进行或要进行的工作和事务。
④ 文书具有很强的目的性、针对性。文书作为处理事务的一种工具，有明确的目的，根据社会交际活动的需要而形成。同时，它定向、定范围传达意图、记载活动、推动工作，具有很强的针对性。
⑤ 文书的形成和使用主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个人或家庭。
（二）文书工作的含义
文书工作通常也叫文书处理工作，是通过互相衔接的一系列程序和手续，完成拟制、处理和管理文件材料的工作。不同时期，不同的机关单位，文书工作的内容是不一样的。不同类型的公文，也有不同的程序和手续。例如，制发一个文件，从思想酝酿、材料收集、调查核实、起草讨论、审核定稿、缮印校对到用印发出，需经一系列程序并遵循一定的制度，文件处理完毕，有保存价值的文件还要整理立卷，这些都属于文书工作。概括起来，文书工作的内容包括文件材料的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、收发、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档等。
对于文书工作者来说，要掌握公文的形成和处理过程，了解公文的形成与处理程序对公文的结构和作用的影响，还需要了解文书工作的历史及其发展，研究和掌握文书工作的原则和方法，以便更好地为机关、企事业单位的工作和科学研究服务。
（三）公文的特点与作用
1.公文的特点
（1）法定的作者
所谓法定的作者，就是指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围内制发相应的公文。
各机关、单位在发文时，有时也以领导人的名义。以领导人的名义发文，并不是以个人的身份出现，而是代表其所在的机关、单位，是领导人行使职权的一种表现，因而也是法定的作者。但以领导人名义发文，应在个人姓名前冠以机关、单位的名称和本人职务，一旦这些人不担任这一职务，也就失去了法定作者的地位。以领导人名义发文主要是有关的命令，以及有关证件公文，即需领导人签署的公文。
（2）法定的权威和效力
公文是由法定的作者制定和发布出来的，这就赋予了公文机关喉舌的地位。也就是说，公文可以代表机关发言，并代表机关的法定职权和权威。因此，公文也就成为机关开展工作、解决问题的依据，必须得到贯彻执行，所以，公文就具有法定的效力。公文这种法定的权威和效力来源于法定的作者和其法定的职权，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。
（3）特定的程式性
程式，即规程法式。公文特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。公文的这种特定程式是公文在形成过程中的特点。为了维护公文的严肃性和便于公文的处理以及保证其通行，公文的形成必须按照规范的程式进行，必须经过一定的处理程序。
2.公文的作用
公文的使用极为广泛，涉及社会生活的各个领域，具有各个方面的实用功用。作为社会管理的工具，它主要有三个方面的功用：一是管理功用，二是交际功用，三是反映客观现实的功用。作为国家行政机关的公文，其作用主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各项路线方针政策、管理政务、处理事务、沟通机关或单位之间联系的一种工具。具体来说有以下几个方面作用。
（1）领导指导作用
机关、单位可以通过制发文件来部署各项工作，传达党和国家的路线、方针、政策，传达各级领导机关以及本机关的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。领导的方式不外乎两种：一是书面领导，即利用公文来实现；二是实行面对面的领导。但一般来说，对于重大问题的处理、决策等适宜采用书面领导的方式，这样就能避免面对面领导存在的随意性。另外，一个机关、单位，无论如何都不可能实行完全的面对面的领导，领导者不可能同下级每一个组织以及成员直接接触，这就需要通过公文来贯彻有关方针政策，进行具体的领导和指导。
（2）行为规范作用
党和国家的各种法规都是以文件的形式制定和发布的，这些法规性文件一经发布，便成为人们的行为规范，必须坚决遵照执行，不得违反。它对于维护正常的社会秩序，安定社会生活，保障人民的合法权益有着极其重要的作用。有些单位无权制定法规，但仍然可以根据本单位的实际情况，制定一些规定、办法等，这些规定、办法同样具有规范作用。
（3）联系知照作用
各机关单位在处理日常事务工作时，经常要与上下左右的有关机关单位进行公务联系，公文往来则是机关单位之间协商和联系工作的一种方式。这种公务联系作用是公文最常见、最普遍的作用。同时，公文在机关单位之间互相知照意图、协调关系以及协调机关内部关系等方面都起着重要的作用。
（4）凭证记载作用
公文是机关单位职能和公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数公文在传达意图、联系公务的同时，也具有一定的凭据作用。这是因为，既然每一份公文都反映了发文者的意图，那么，对于受文者来说，就可以将公文作为安排工作、处理问题的依据。有些公文，本身就具有凭证作用，如经当事人双方共同签订的协议书、合同等文书。可以说，形成这类文书的目的，就是为了作文字凭证的。还有一些公文，本身就是凭证，如会计文书中的会计凭证、借据等。另有一些公文具有明显的记载作用，如会议记录、谈话记录、会议纪要、大事记等，它们都是机关工作活动的真实记录，可以供日后利用和查考。
（5）宣传教育作用
公文有很强的政策性，有些公文还蕴涵着丰富的知识，对于各机关、单位都是良好的宣传教育材料。当文书传播开后，对接触到的干部、群众也是非常好的教育读本。党政领导机关制发的方针政策性的、领导性的重要文件，不仅是进行各种宣传教育工作的重要依据，也是很好的教材，具有重要的宣传教育作用。有些会议常印发一些重要文件作为会议的学习材料，许多重要文件也可以通过报刊、广播、电视加以公布，或者印发到各级机关有组织地进行传达、宣讲和学习。
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文书、公文、文件的关系
一般情况下，文书、公文、文件的基本含义是一致的，都是指公务文书。例如我们通常说机关文书工作，就是指机关的公文处理工作；说制发文件，就是指制作和发送公文。但文书、公文、文件也有一些区别。
文书主要作为所有公文材料的总称，它是一个集合概念，如“文书材料”、“文书工作”、“文书处理”等；除作为文字材料的含义之外，文书也可以指一种职业或职务的名称；另外，文书还可以指私人文书，私人文书不能与公文通用，只有在公文范围内的文书才可以同公文通用。
公文在古代又称“官书”和“公牍”。“官”，指官府，即通公，也就是公务文书。“牍”，《说文》释：“片部”为书版，以其字从片，片为半木，书之于版者为牍。汉代诏书称诏牍，奏疏曰奏牍。公牍的概念一直延续到清代，新中国成立以后不再使用。现在一般认为所有在公务活动中形成的文字材料都可以叫公文，如介绍信、会议记录等，但这些不能称做文件，只有在泛指的时候，才可以包括在文件之内。
“文件”一词，大约在清末才出现，当时外交文书中提到“寻常往来文件”。中国共产党建立初期，在有关文书、秘书工作条例、办法中，主要沿用文书、文件两个词，新中国成立以后党和国家发布的几个《公文处理办法》多用“公文”一词，但1989年4月25日中央办公厅发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》却使用“文件”一词，目前党的机关和国家行政机关的《公文处理条例》、《公文处理办法》统一起来，都使用“公文”一词。一般来说，文件包括的范围比较狭窄，主要指上级机关下发的具有重要执行作用的文件种类，但目前企业使用“文件”一词则相对较为宽泛。
（四）文书工作的特点与原则
1.文书工作的特点
文书工作是一个机关的组织或办事机构管理活动的重要组成部分。要有效地开展并做好文书工作，必须熟悉、把握好文书工作的特点，具体来说，可以总结为以下几点。
（1）政治性
文书工作作为管理活动的一部分，体现管理者的意志，必然表现出强烈的政治性。在我们社会主义制度下，文书工作要为社会主义现代化建设服务，全面体现并传达党和国家的路线、方针、政策，违背了这一点，其他方面工作做得再好，也只能起反面作用。
文书工作是使整个国家机器得以正常运转的重要保证。国家是个统一体，在这个统一体中，文书工作是通过信息传递进行有机联系和协调一切活动的，从而使全国上下按照统一的意志、统一的目标有效地运转。如果文书工作不能正常运转，势必影响到整个国家机器的正常运转。
文书工作还是提高机关工作效率的重要环节。机关的一切工作，从总体上说，都是为社会主义现代化建设服务的，机关工作效率如何，与社会主义现代化建设速度有着一定的直接关系。而机关的工作效率同文书工作的效率又密切相关。文书工作如果准确、及时、高速、高效地运转，就能促进机关提高工作效率，也就能相应地促进社会主义现代化建设的速度，反之，则会阻碍社会主义现代化建设的进程。
（2）机要性
文书工作的机要性主要体现在以下两个方面。
① 文书工作的机密性。这是由它所涉及的物质对象——文件所决定的。党政机关、各企事业单位，都要制发具有不同程度机密性的文件，尤其是高层领导机关制发的文件，许多都是涉及国家政治、经济、军事、高科技、高技术等核心机密的，而这些机密性文件的形成、处理和管理都离不开文书及文书工作。如果文书工作中的某一环节出现问题，失密、泄密或误时、误事，都将会造成政治、经济、军事、科技等方面的严重损失。
② 文书工作的重要性。这是指文书工作的岗位重要。文书工作中，有一部分工作就其性质而言，并不那么机密，但确实又很重要，如各机关的印章、介绍信等。
（3）有序性
文书工作的有序性，是指处理文书的每一个工作环节都是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠倒。从收文阶段来看，如果没有外收发的第一次验收，就不可能进行内收发的第二次审核，如果没有文秘部门的拟办意见和机关负责人的批办，就不可能有承办等后续文书处理工作。所以，文书工作的各个环节紧密相连、前后有序，不能随意减省或颠倒。
（4）规范性
文书工作的规范性，主要是通过以下几个方面体现的：一是体现在文书的形成上，文书的形成除了在行文方面有必须遵循的规则之外，在公文的文面格式、印装格式等方面，都有规范的要求；二是体现在文书处理上，包括文书的办理、整理、归档等方面，也都有规范性的操作要求，只有坚持文书处理工作的规范性，才能使文书工作科学、有序、高效地运行；三是体现在文书的管理上，包括文书的管理利用、清退、销毁等，都分别有规范的要求。只有按规范操作去做，才能对文书工作进行统一管理，才有利于文书工作的自动化处理。
2.文书工作的原则
根据《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》等文件的精神，文书工作应遵循以下几个基本原则。
（1）准确周密
准确周密是对文书工作的质量要求。无论做什么工作都必须要讲究质量，况且文书工作关系到党和国家事务管理，关系到机关、企事业单位领导、指挥、组织和管理社会主义建设的工作效率问题。“准确周密”这四个字，包含了对文书工作在政治上、文字上、运转处理上的全面质量要求。机关、企事业单位拟制和发出一份文件，或是对于方针政策的制定、宣传与贯彻，或是对具体工作的组织、计划与安排，或是汇报情况、请示与答复问题，商讨具体措施，联系办理具体工作问题等，都要求准确周密。如若粗枝大叶、错漏紊乱，不仅会使机关办事效率降低，甚至还会造成严重的损失。
一个领导机关撰写的文件，如果内容空洞或词句含糊笼统、表述不清，或者前后发文互相矛盾，收文单位就很难贯彻；又如发出的指示、决定，若是主观武断、机械死板，也会使下属单位难以贯彻执行。
下级向上级报告工作，要抓住主要问题，文件内容不能空泛，而要如实、准确地反映情况等，否则会给工作带来一定的影响和损失。
缮写、印刷、校对文件工作需要细致、认真，文字上错漏颠倒，会造成误解、费解，从而误时误事。文件的登记、装封、分发、送批等发生差错，也会造成错发、漏送、延误或泄密等。文书的立卷，如不注重质量，收集不齐全、整理不系统、鉴定不准确，必然会影响机关现行工作的查考和日后档案的长期利用。
“准确周密”是提高效率的基础，也是反对官僚主义、文牍主义作风的一种保证。要做到“准确周密”这四个字，必须加强责任心，科学地组织文书工作，严格执行制度，完备手续，明确责任。
（2）及时迅速
文书工作者必须有紧迫的时间观念，力求解决问题及时，处理工作迅速，反对拖拖拉拉、公文旅行、迂缓停滞、积压不动。
紧急的文件，有明显的时间要求，超过时限必然会给工作造成损失。文书工作的每个程序，都应当分清轻重缓急。首先应保证紧急文件的及时处理，对没有十分明确时间要求的文件，如那些未限定必须某月某日下达、上报或答复的，也不可任意延缓拖拉。机关正常的收发文件，都有一定的时间要求，必须尽可能及时地处理。缩短文件在机关、企事业单位的运转办理周期，才有益于提高工作效率，从而促进事业的发展。
为了实现文书处理的及时、迅速，还必须健全制度，简化手续和层次。为了加速文件运转，提高处理工作效率，要尽可能地在文书工作中运用现代化的技术手段。
（3）精简实用
一切从实际出发，力求简捷，讲究实效。精简文件，控制发文数量，不该发的文不发，可发可不发的文少发；语言贴近实际，简明扼要，表述内容具体，不玩弄虚文。克服文书工作中存在的文件多、种类繁、内容重复、文字冗长、层层转阅、费时颇多、效率极低的现象。
（4）保守机密
文书是党政机关传达方针政策的重要工具，尤其是高级领导机关制发的文书，涉及党和国家的重大决策，以及政治、经济、军事等重要机密，因此，文书工作必须严格执行保密制度，不得疏忽大意。一切尚未公布的机密文书，经手办理的文书工作人员，都要注意保密，不能随便给无关人员阅看或谈论。文书的运转交接应当严格登记，履行签收手续，明确责任。绝密文书应有专人负责和安全的设备保管，不得擅自携带外出或带回家中，以免造成失密、泄密。
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文书与档案的关系
文书与档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各有其特殊性。
历史上曾出现过文书与档案不分的现象，一方面说明文书档案工作的不成熟，另一方面也说明文书与档案的亲缘关系。两者之间联系主要表现在：一是两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书记录的是现实的活动，档案是保存起来的历史活动记录，而且两者记录具有基本相同的物质载体。历史上文书和档案的主要载体有龟甲、兽骨、羊皮、竹木、绢帛、纸张等。二是两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源于文书，今天的档案就是昨天的文书，今天的文书就是明天的档案，两者的内容和形式完全相同，可以说，文书是分散的档案，档案是集中保存的文书。三是两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结，有了文书才有档案，没有文书也就没有档案，文书是因，档案是果。有些情况下，文书的形成又需要查考档案，档案又为文书的形成提供了依据和参考。
文书和档案也有着明显的差别，表现在三个方面：一是两者的性质和形式不同。文书是具有现行效用的信息，在处理公务及社会交际活动中具有针对性、指导性、现实执行性；档案是保存起来的历史信息，在需要查考利用时才具有凭据性、见证性、借鉴性。文书是为了现行应用而产生的；档案是为了今后的应用而按照一定的规律组成和保存的。文书是零散的，单份的；档案是组合的、集中的、多份的。二是两者的目的和作用不同。形成文书的目的在于处理现实工作事务，如发布政令、传达指示、解决事项、汇报情况、商洽工作等，发挥着工具作用；形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来，以备利用，发挥历史的价值。三是两者存在和发挥效用的时间不同。文书由于是现行应用的，因而当它处理完毕以后，就失去了效用，文书存在的使命也就基本完结；档案是以备将来利用的，因而具有存在的长期性、永久性，而且在通常情况下，存在的越久，也就越珍贵，它的价值也就越大。
任务实训
● 到所在学校的办公室，找一些废弃的文书材料，对照文书的含义，指出它们与一般文章的不同之处。
● 找一篇散文作品和一则公务文书，比较二者在主题、材料、结构、语言、表达方式及写作技巧等方面的区别。
● 假定你是节前模拟情景中的老郑，请用最简短的语言写一张便条，将文书工作中的注意事项告诉乔梅。