第一节　采购部门职责化

采购过程实际上是一个服务的过程：一方面，在采购过程中要着眼于长远利益，为供应商提供力所能及的服务；另一方面，对企业内部来说，采购要为企业经营服务。这就要求中小企业必须组建一个规范化的采购部门。

一、采购部门的职责

一般来说，采购部门的职责如下。

（1）分析企业原材料市场品质、价格等行情。

（2）寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握。

（3）与供应商洽谈并安排到工厂参观，建立供应商的资料。

（4）要求报价，进行议价，有能力可进行估价并作出比较。

（5）采购所需的物料。

（6）查证进厂物料的数量与品质。

（7）对供应商的价格、品质、交货期、交货量等作出评估。

（8）掌握企业主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本。

（9）按采购合约或协议控制、协调交货期。

（10）呆料与废料的预防与处理。

二、采购部门的隶属关系

中小企业的采购组织设计在采购管理中相对比较简单，一般由一个采购部门来负责整个企业的原材料和设备的采购。但是，对于不同的企业结构形式，采购部门的隶属关系也不相同，其主要职责和工作重点也不相同。

1.隶属于生产部

采购部隶属于生产部，其主要职责是协助生产工作顺利进行，因此，采购工作的重点是提供足够数量的物料以满足生产上的需求，至于议价的功能则退居次要地位，而生产控制、仓储工作等划归其他部门负责，并未归入采购部的职能中。

将采购划归生产部门，比较适合“生产导向”的企业，因为其采购功能比较单纯，而且物料价格也比较稳定。

其隶属关系如图2-1所示。

图2-1　采购部隶属于生产部架构图

2.隶属于行政部

采购部隶属于行政部，此时采购部的主要功能是获得较佳的价格与付款方式，以达到财务上的目标。而有时采购部为了取得较好的交易条件，难免延误了生产部用料的时机，或购入品质不尽理想的物料，不过采购部独立于生产部之外，因此比较能发挥其议价的功能。

该类型的采购部适合于生产规模庞大、物料种类繁多、价格经常需要调整、采购工作必须兼顾整体企业产销利益均衡的企业。

其隶属关系如图2-2所示。

图2-2　采购部隶属于行政部架构图

3.直接隶属于总经理

采购部直接隶属于总经理，这提升了采购的地位与执行能力。此时，采购部门的主要功能在于降低成本的效益，从而使采购部门成为企业创造利润的另一个来源。

该类型的采购部，比较适合于生产规模不大，但物料或商品在制造成本或销售成本所占比重较高的企业。

其隶属关系如图2-3所示。

图2-3　采购部隶属于总经理架构图

4.隶属于资材部

采购部隶属于资材部（或资料管理部），其主要功能在于配合制造与仓储部门达到物料整体的控制作业，无特别的角色与职责，因此有时甚至可能降至附属地位。

该类型比较适合物料需求管制不易，需要采购部经常与其他相关单位沟通的企业。

其隶属关系如图2-4所示。

图2-4　采购部隶属于资材部架构图

三、采购部门的岗位职责

采购部门的建立因企业的规模、性质和生产品类不同差别很大。不同的企业，其采购部岗位和职责的设置常有不同，需要根据采购的需求、生产经营的规模以及公司的人员素质，甚至客户需求进行设置，以保证采购组织的高效性和灵活性。

一般来说，采购部各岗位的职责见表2-1。

表2-1　采购部各岗位职责

下面提供一份××企业采购部门岗位职责的范本，仅供参考。

四、采购部门与各部门的关系协调

由于采购业务所牵涉的范围非常广泛，与采购部相关的部门很多，因此如果希望采购业务能够顺利进行，从而获得良好的工作绩效，除了采购部的努力外，还需企业内部各有关部门的密切配合。

1.与管理部的关系协调

企业管理层应重视采购部的横向联系，并应加强采购人员的专业培训及制定采购人员的行为规范等事宜。

在与管理部门的协调上，采购部应将与供应商接触所获得的市场信息，提供给管理部门作为经营上的依据，而管理部门则应将景气预测、租税结构、汇率趋势等信息提供给采购部参考。

2.与销售部的关系协调

（1）销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部，以确保采购计划的准确性、可执行性。

（2）销售部制定产品的价格，必须事先估计制造成本，尤其是占主要部分的材料成本。在预估材料成本方面，采购部应提供充分的协助。

（3）销售部在与客户谈判特别订单及无库存的产品时，必须考虑物料的购运时间，以避免造成没法如期交货的问题。

（4）采购部应将从供应商处所获得的有关竞争同业的用料需求信息及其产品的销售数量、品质、价格等信息，提供给销售部，以协助销售部做好竞争策略的拟订。

（5）为了互惠起见，企业在政策上，通常会要求供应商购买本企业的产品，而在这一政策的执行方面，销售部门与采购部应该更加密切地配合办理。

3.与生产部的关系协调

为了确保原材料供应的稳定性，因此采购部门和生产部需要经常交换信息。

（1）生产部门应尽早通知采购部有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部有充裕的时间去寻求货源。

（2）采购部门也必须通知生产管制部门采购所需要的购运时间及订购后可能发生的变化。

（3）如果生产计划或采购计划中的数量或时程有任何的改变，彼此都应迅速通知对方，从而使对方及时进行适当的调整与配合。

4.与品管部的关系协调

基本上，采购人员必须熟悉与采购物品有关的品质标准，以便从供应商处购买到合乎用途的物资。采购人员直接与供应商接触，因而能帮助品管部建立供应商所能配合的一套检验标准，而品管部也应将进料的检验结果告知采购人员，借以考核供应商。

总的来说，采购部与品管部的协调关系如图2-5所示。

图2-5　采购部与品管部的协调关系

5.与制造部的关系协调

采购部提供制造部所需的物料，两者关系密切，但是两者却有不同的立场。通常，制造部希望物料能快速供应，以免发生断料停工的状况；而采购部则希望能有充分的时间进行议价，以期能降低成本。因此，在物料的购运时间方面，彼此必须互相尊重、充分协调，切勿意气用事。

另外，对于“自制”或“外包”的决定，制造部与采购部彼此的立场和见解也可能不同，这时应充分考虑成本分析的结果及策略，以客观的态度来共商对策。

6.与技术部的关系协调

技术部在设计物料规格时，不可过分强调追求品质而忽略价格和市场因素；采购部也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部应征询采购部的意见，而采购部也应根据市场信息，建议适当的规格标准。总之，两者必须密切协调，才能顺利进行采购。

在新产品设计方面，采购部应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新信息，供技术部参考。

7.与仓储部的关系协调

大量采购可以降低物料的单位成本，但相对地，存量的增加会提高仓储成本。因此，为了降低整体的采购成本，采购部与仓储部必须有良好的沟通与协调，妥善地设计适当的最低存量及订购点。

采购部应在订购作业完成时，将有关交货期与数量等资料通知仓储部，以便仓储部能事先准备所需空间；仓储部也应定期将存量记录通知采购部，以利存量控制。另外，对于退货、呆料、缺料等问题，采购人员也应协助仓储人员处理。

8.与财务部的关系协调

每一项采购交易，从订购开始到交货、请款、付款为止，都需要经会计处理，财务部还可为采购部门提供各项有关的计算资料，如应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额的比较、材料成本的计算、价差的绩效计算等。

不过，在许多企业与机构中，这些财务工作有时候会由采购部担负一些职责，不管这些工作由谁执行，部门之间若紧密协调与合作，通常可以从供应商那里获得折扣的机会，从而可以改善买卖关系。

另外，采购预算是企业资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购部在选择较佳品质时，必须考虑成本因素；在订购较大数量时，必须考虑财务负担能力；在议定价格时，必须考虑付款方式（现金支付或期票支付），以避免造成财务上的损失或风险。因此，采购部应与财务部在资金调度与运用、汇率与利率的价差、付款条件与额度等方面，作妥善的协调。