3 知识管理运行机制建设

任何一项管理变革的推进，都离不开组织和制度的长效保障机制。组织的设计使知识管理的推进有了明确的责任主体和专业化分工管理，制度对具体的知识管理推进起到了规则约束和激励作用。

3.1 知识管理组织设计

企业知识管理组织常见的三种形式为集中式、分散式和混合式（见表2）。

三种组织形式的特点、使用条件和构建难度分析见表3。

混合式是一般最常见的模式，下面结合混合式模式介绍知识管理组织的具体构成和职责：

知识管理组织由知识管理委员会及知识管理执行部门组成，分别行使相应的职责（见图7）。知识管理委员会由各分支机构的相关负责人组成。知识管理委员会是全公司知识管理的最高管理机构，其职责如表3所示。

· 搭建知识管理的组织架构，配备专门知识管理机构和人员；

· 推广和宣传知识管理理念；

· 评审知识管理系统建设规划和实施方案，讨论、制订信息资源投入方案；

· 每年至少召开一次知识管理委员会会议，总结当年知识管理成效及批准下年知识管理建设计划，并评审当年知识管理贡献度奖金的总额预算及奖励名额；

· 对知识分类体系的变更、知识管理各项制度的变更意见进行评审。

各分公司和事业部为知识管理的执行机构，下设管理小组和技术小组，管理小组和技术小组受各分公司或事业部和总公司技术部的双重领导。

整个组织架构不是一个常设机构，而是一个虚拟的组织。它的组成方式是一种横向方式，即在全公司范围选出相关的人员参与到这个管理组织中，按照不同的任务共同推动日常知识管理工作。

知识管理推行一般可分为三个阶段：创建阶段、应用阶段和整理阶段。对应每个不同的推行阶段，知识管理的重点会发生相应的变化，因此对知识管理组织的人员配置也会提出不同的要求（见图8）。

· 创建阶段：在知识管理体系创建初期，需要做大量的规划性工作和变革推动工作，因此需要一个强有力的项目管理和变革推动团队来推动，同时需要有核心业务骨干的参与，从而找出真正有价值的核心知识；

· 应用阶段：在知识管理体系逐步成熟后，知识管理组织的工作重点将转到引导上来，需要以职能化的方式持续推动和制度化例行管理，团队成员的热情和工作连续性是关键，切不可因中途的人员变更而使知识管理工作荒废；

· 整理阶段：随着知识的积累，知识管理组织的工作重点将会转到知识整理和复用推广上，因此需要成立专项的研发小组，围绕专业领域的知识做整理提炼，形成更有价值的知识产品。

3.2 知识管理的配套制度

知识管理制度可分为三类（见图9）。

1．日常约束类

指导和约束员工在日常的工作中完成相应的知识管理工作，本类制度包括收集与存储制度、日常维护制度、学习与共享制度等。

（1）知识收集与存储制度

知识收集与存储制度指明了知识管理系统中知识采集的范围、存储的规范，保证知识管理系统内容的严肃性和组织性。

知识收集与存储制度规定1：知识采集的范围与内容，文档命名规范，版本编号（日期）规范，文档属性填写规范，附件上传规范。

知识收集与存储制度规定2：文档审核发布的流程，哪些文档需要审核？审核的流程/程序？

（2）知识管理日常维护制度

日常维护制度能确保知识管理工作持续有效的开展，维护制度包括三部分内容：知识体系的维护（分类、属性）、内容维护（文档更新、知识地图维护等）、系统维护（系统账号管理、系统功能改进）。

对于互动性较强的管理制度，如知识收集与存储制度、日常维护制度等，一般可以结合流程对参与方、关键活动、输入输出等方面进行重点描述。

知识学习与共享制度主要从知识学习、问题求助解答、知识社区的互动方面对员工进行指导。

2．考核激励类

通过明确企业内各岗位员工的知识管理的具体要求，并对员工进行知识管理完成情况的定期考核，激励先进、惩罚落后，促进员工观念和行为的转变。

（1）知识管理考核制度

知识管理考核可分为任务型考核、定量考核和定性考核几种模式（见图10）。

（2）知识管理激励制度

根据考核情况，知识管理激励可分为以下两种方式。

第一种方式，将考核结果纳入平衡计分卡：将与业务运作过程强相关的知识表现考核结果计入平衡计分卡，成为员工绩效的一部分，影响员工日后的职业生涯发展，这样对员工也是一种激励。

第二种方式，知识贡献奖励：将与业务运作过程不强相关的知识管理活动表现列入知识贡献考核范畴，考核与激励的思路如下所示。

第一步：对每项知识管理活动规定合适的积分。如参与一次月度的技能/经验交流积30分；在知识库上传一篇原创帖积5分；有效解答他人难题积50分……第二步：对不同企业中不同层次的群体制定相应的知识贡献标准分。例如总工程师群体一年需完成100个积分；高级工程师一年需完成80个积分；工程师一年需完成50个积分……在知识管理初期，企业对各岗位知识管理的工作量不易预估，因此建议在知识管理推行的第一年，不设标准分，对该岗位所有员工进行排名并奖励优秀者。第二年，可根据第一年积分统计的情况，设定每个岗位的标准分。对超过标准分的员工进行相应的物质和精神奖励，对低于标准分的员工进行相应的负激励。

3．安全管理类

通过权限体系和授权机制的设计，使得企业的知识能够在相对安全的环境下进行共享。

知识安全管理制度一般包括知识文档的安全分类标准、人员权限级别定义以及相应的授权流程等。