3.2 文档样式与格式设置技巧

样式是指一组Word 2013中预定义的特定格式。它规定了文档中标题以及正文等各个文本元素的格式。我们既可以将一种样式应用于某个段落，也可以应用于段落中选定的文本上。

使用样式最大的优势就是能非常方便地修改某一类格式，例如在编辑一篇较长的文档时，需要对多处文本或多处段落进行相同的排版工作，如果采取常规办法逐一设置或是复制格式的方法都免不了多处重复劳动。这时使用样式，可以一次性应用相同格式到多处文本，极大缩短排版时间。

技巧12 直接套用自带样式

Word 2013中提供了样式库，样式库中提供了大量例如标题样式、二级标题样式、小节标题样式等在内的常用样式，通过套用样式可以让文档层次清晰，通过套用我们可以实现快速设置文本的格式。

Step 1 将光标定位于段落中，或选中目标文本，在“开始”选项卡的“样式”选项组中单击“其他”按钮，如图3-32所示。

Step 2 单击“引用”样式（图3-33）。即可将所在段落的文本设置为引用文本的格式，效果如图3-34所示。

技巧13 自定义新样式

除了套用Word自带的样式，更多的时候还需要我们自定义新的样式，并且可以将自定义的样式保存，在以后的文档编辑过程中可直接使用。下面给出创建新样式与应用新样式的操作过程。

1）创建样式：

Step 1 选中文本，在“开始”选项卡的“样式”选项组中单击“对话框启动器”按钮，在“样式”窗格单击“创建样式”按钮（图3-35），弹出“根据格式设置创建新样式”对话框。

Step 2 在“名称”框中输入“二级标题”，单击“样式基准”下拉按钮，选择“标题2”，在“格式”栏中设置文本格式，单击“格式”按钮，在下拉列表中单击“边框”（图3-36），弹出“边框和底纹”对话框。

Step 3 切换至“边框”选项卡，在“设置”栏中选择“阴影”，在“样式”栏中设置线条样式、颜色以及宽度值，如图3-37所示。依次单击“确定”按钮完成样式的创建。

2）应用样式：

将光标定位在需要应用此样式的文本段落中，在“样式”窗格中单击新建的“二级标题”样式即可快速应用（图3-38），即可使文档应用该样式，效果如图3-39所示。

技巧14 快速修改样式

如果对样式集中程序预设样式或自己新建的样式效果不满意，我们可以随时对样式进行修改。修改样式后，如果文档中有应用此样式的文本，文本会同步自动更新。例如要对上一节中创建的“二级标题”样式进行修改。

Step 1 在“开始”选项卡的“样式”选项组中单击“其他”按钮，如图3-40所示。

Step 2 在下拉列表中，将光标定位在需要修改的样式上面，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中单击“修改”命令（图3-41），弹出“修改样式”对话框。

Step 3 在“格式”栏中做出相应修改，也可单击“格式”按钮进入到相应的对话框中去详细修改（修改时的操作与新建时的操作是一样的），然后单击“确定”按钮（图3-42），即可对样式进行修改，效果如图3-43所示。

技巧15 实时纵览全文应用的样式和格式

通过实时纵览全文各部位应用的样式和格式，了解并掌握好文档各部分样式与格式搭配情况，可以帮助我们在以后的编辑过程中快速优化文档。

Step 1 在“开始”选项卡的“样式”选项组中单击“对话框启动器”按钮，弹出“样式”窗格，单击“样式检查器”按钮（图3-44），弹出“样式检查器”窗格。

Step 2 单击“显示格式”按钮（图3-45），弹出“显示格式”窗格。

Step 3 将光标定位在文中，即可在右边的“显示格式”窗格中显示光标所在位置处的文本的格式，如图3-46所示。

技巧16 样式与格式保护

当文档被别人传阅时，可能会因为对方的操作失误改变文档的样式或格式，导致已经编辑好的文档被破坏。通过如下操作可以实现对文档样式与格式的保护，避免文档被他人随意改动样式与格式。

Step 1 在“开始”选项卡的“样式”选项组中单击“对话框启动器”按钮，弹出“样式”窗格，单击“管理样式”按钮（图3-47），弹出“管理样式”对话框。

Step 2 单击“全选”按钮，勾选“仅限对允许的样式进行格式设置”复选框，并依次单击“限制”和“确定”按钮（图3-48），弹出“启动强制保护”对话框。

Step 3 在“启动强制保护”对话框中输入保护密码，单击“确定”按钮，如图3-49所示。

Step 4 返回文档编辑页面，此时在“开始”选项卡下的格式设置按钮都成为非激活状态，除了刚才勾选的允许使用样式，其他样式均不可使用，如图3-50所示。

技巧17 引用其他文档的样式与格式

在文档编辑工作中，如果可以直接将其他优秀文档的样式或格式应用于正在处理的文档中，不仅可以优化文档而且可以节约大量时间，从而提高工作效率。下面将介绍共享其他文档样式与格式的技巧。

Step 1 在“开始”选项卡的“样式”选项组中单击“对话框启动器”按钮，弹出“样式”窗格，单击“管理样式”按钮（图3-51），弹出“管理样式”对话框。

Step 2 在“设置默认值”选项卡下，单击“导入/导出”按钮（图3-52），弹出“管理器”对话框。

Step 3 选中当前文档所有应用的样式，单击“复制”按钮（图3-53），弹出“Microsoft Word”对话框。

Step 4 单击“全是”按钮，如图3-54所示，关闭当前文档。

Step 5 打开需要导入样式的文档，按照步骤1、2操作，弹出“管理器”对话框，选中“Normal.dotm”中所有样式，依次单击“复制”和“关闭”按钮，如图3-55所示。（在文档“样式”工具栏可以看到导出的样式，单击即可应用，如图3-56所示）

技巧18 自定义文本输入时的默认格式

新建文档并输入文本时，其默认的格式为宋体五号字，默认行间距为0，且段落不会自动缩进，这些都是Word 2013文档模板的默认文本格式。如果我们在编辑办公文档时经常要使用某些特定的文本格式，则可以通过如下操作重新设置输入文本的默认格式。

Step 1 在“开始”选项卡下“样式”选项组中单击“其他”按钮，在“样式检查器”窗格，单击“管理样式”按钮（图3-57），弹出“管理样式”对话框。

Step 2 切换至“设为默认值”选项卡，将“中文字体”设置为“微软雅黑”；“字体颜色”设置为“蓝色”；“字号”设置为“五号”，在“段落设置”栏将其设置为“首行缩进”，将缩进“磅值”设置为“2字符”；“行距”设置为“1.5倍行距”，单击“确定”按钮（图3-58），即可自定义文本输入时的默认格式，效果如图3-59所示。

技巧19 快速删除建立的样式与格式

添加了自定义的样式与格式之后，如果长期不用或者不想继续使用，我们可以将其快速删除。

Step 1 在“开始”选项卡的“样式”选项组中单击“其他”按钮，如图3-60所示。

Step 2 将鼠标指针指向要删除的样式上，单击鼠标右键，在右键菜单中单击“从样式库中删除”命令，即可删除指定样式，效果如图3-61所示。

技巧20 将当前文档使用的样式建立为样式集

文档编辑完成后，如果满意当前文档的样式，可以将此样式建立为样式集，方便以后直接套用。

Step 1 在“设计”选项卡的“文档格式”选项组中单击“其他”按钮（图3-62），弹出下拉列表。

Step 2 在弹出的下拉菜单中单击“另存为新样式集”命令（图3-63），弹出“另存为新样式集”对话框。

Step 3 在“文件名”框中输入名称，单击“保存”按钮，如图3-64所示。

Step 4 执行上述操作后，在样式集中可以看到之前保存的样式（图3-65），单击即可应用。

技巧21 快速清除文档格式

在对文档样式或格式进行设置时，如果发现所选的样式与格式并不适合当前文档，可以通过以下操作，将文档中所建立的样式与格式一次性全部删除，这样保证之后的设置不会再受之前的操作影响。

方法一：选中文本，在“开始”选项卡的“字体”选项组中单击“清除所有格式”按钮（图3-66），即可恢复默认的原始格式，如图3-67所示。

方法二：

Step 1 选中文本，在“开始”选项卡的“样式”选项组单击“其他”按钮，如图3-68所示。

Step 2 单击“清除格式”选项，即可清除文本的格式，如图3-69所示。