二、制单基本要求

各种进出口单证原则上应该做到正确、完整、及时、简明、整洁。

（一）正确

正确是外贸单证工作的前提，也是最重要的一条。这里所说的正确，包含两方面的内容。

1．各种单证必须做到“三相符”

即单据与信用证相符、单据与单据相符、单据与贸易合同相符。而从进出口企业来说除这三个相符外，还有一个单货相符。

2．单证必须与有关惯例和法令规定相符

在信用证结算方式下的单证，要与《跟单信用证统一惯例》(UCP600)和《国际标准银行实务》(ISBP)条款相一致；在托收结算方式下的单证，要与《托收统一规则》(URC522)条款相一致。

此外，在缮制单证时也要注意进口国对单证或进口货物有无特殊规定。例如，运往加拿大、美国等国的货物，如果没有使用木质包装的话，则要提供无木质包装证明；使用的话，则要进行熏蒸处理，并提供证书。

（二）完整

单证的完整一般包括以下几种含义。

1．成套单证群体的完整性

单证在通过银行议付或托收时，一般都是成套、齐全的单证，而不是单一的单证。例如在CIF条件下，卖方向买方提供的单证至少应有发票、提单、保险单等，有些还要提供箱单、检验证书、产地证、附属证明等。

2．每一种单证的所填内容必须完备齐全

任何单证都有它的特定作用，这种作用是通过单证本身的特定内容即格式、项目、文字、签章等来体现的，如果格式使用不当、项目漏填、签章不全等就不能构成有效文件。

3．单证的份数完整

单证的份数完整是指出口商必须按信用证或买卖合同的要求如数交齐各种单证的份数，不能短缺。

（三）及时

1．出单及时

各种单据的出单日期必须合理可行。例如保险单日期应早于或等于提单的签发日期，提单日期不得迟于装运期，装运通知书必须在货物装运后立即发出，等等。这些日期如果搞错了会造成出单不符的情况。同时每一种单据的出单日期不能超过信用证规定的有效期。

各单据日期早晚次序：发票日期＜检验证书日期或保险单日期＜提单装船日期＜信用证最迟装运日期＜汇票出票日期＜信用证最迟交单日期或信用证有效期。

2．交单及时

交单及时指向银行交单议付不能超过信用证规定的交单期。如果信用证未规定交单期，银行将拒收迟于运输单据出单日期21天后提交的单据，另外单据也不得迟于信用证到期日提交。

（四）简明

单证的内容应按合同或信用证要求填写，力求简明，切勿加列不必要的内容，以免弄巧成拙。简化单证不仅可以减少工作量和提高工作效率，而且有利于提高单证的质量和减少单证的差错。

（五）整洁

单证的整洁要求单证格式的设计和缮制标准化与规范化，单证内容的排列要行次整齐、主次有序、重点项目突出醒目、字迹清晰、语法通顺、文句流畅，用词简明扼要、恰如其分。