3.3 如何及时准确地缴纳
在了解了社会保险与住房公积金的基本知识，以及办理完毕企业开户手续后，HR薪酬专员需要按月及时缴纳社会保险及住房公积金。下面，我们分别阐述人员增加、人员减少、基数核定、补缴、社保卡／住房公积金联名卡办理、信息变更等社会保险及住房公积金日常缴纳过程中的主要工作。
3.3.1 社会保险的人员增加与减少
1．社会保险人员增加前的准备工作
需要办理社会保险的员工类型
新员工入职当月企业就需要给员工缴纳社会保险和住房公积金，这里需要注意的是，无论员工是正式还是试用，都需要从入职当月开始办理社会保险和住房公积金，只有已退休人员、在校实习人员和已经在其他单位办理社会保险的人员不需办理。
需要办理社会保险的员工的入职时间
在不同地区，社会保险政策略有不同。以北京市为例，每月企业缴纳社会保险的时间为5—25日，所以，原则上在当月5—25日入职的新员工都可以办理社会保险。但由于新员工需要提交资料，再加上还需要企业进行增员网上操作及报送资料等，一般来说，企业规定当月15—18日前入职的员工可以在当月缴纳社会保险。
新员工办理社会保险需要提交的资料
· 身份证复印件（包括正反面）；
· 户口本复印件（包括户口本户主首页和本人页）；
· 照片（1寸彩色）；
· 社会保险个人信息登记表（见表3-9）。
表3-9 北京市社会保险个人信息登记表
（续表）
注：此表为参保单位职工专用。表格中带﹡号的项目为必录项
2．社会保险人员增加
在做好社会保险人员增加的准备工作后，HR薪酬专员需要做以下两方面工作来完成人员新增（以北京市为例）。
网上申报工作
在员工准备好资料并填写社会保险个人信息登记表后，HR薪酬专员要对新增人员的信息进行网上申报，主要是在“个人信息录入”模块中录入新增人员的个人信息，并扫描上传新增人员的照片。操作完成后，系统会自动生成《北京市社会保险个人信息登记表》（见表3-9），以及《北京市社会保险参保人员增加表》（见表3-10）。
现场资料提交工作
HR薪酬专员携带员工个人资料、盖章的《北京市社会保险个人信息登记表》（见表3-9），以及《北京市社会保险参保人员增加表》（见表3-10）、网上系统生成的资料U盘，到人力资源和社会保障局办理新增业务。
表3-10 北京市社会保险参保人员增加表
备注：1．表格中带﹡号的项目为必录项。
2．四险按收缴业务、支付业务分别填报
3．社会保险人员减少
相较于社会保险人员的增加，社会保险人员减少的操作要简单一些，只需要执行以下两步操作即可。
网上申报工作
HR薪酬专员要对减少人员的信息进行网上申报，主要是在“普通减员”模块中录入减少人员的信息，操作完成后，系统会自动生成《北京市社会保险参保人员减少表》（见表3-11）。
现场资料提交工作
HR薪酬专员携带盖章的《北京市社会保险参保人员减少表》（见表3-11）、网上系统生成的资料U盘，到人力资源和社会保障局办理减少业务。
表3-11 北京市社会保险参保人员减少表
备注：1．表格中带﹡号的项目为必录项。
2．四险按收缴业务、支付业务分别填报
3.3.2 住房公积金人员增加与减少
1．住房公积金初始工作
企业在住房公积金开户工作结束后，便可进行住房公积金初始登记，需提供以下几项资料。
· 《住房公积金开户申请表》（见表3-12）；
· 《住房公积金汇缴清册》（见表3-13）；
· 《北京住房公积金管理中心管理部印鉴卡》（见表3-14）；
表3-12 住房公积金开户申请表
填表说明：
1.《开户申请表》是管理中心为单位设立相应资金账户的凭证。
2．填写单位申请人开立住房公积金、住房补贴账户时，须填列该表第三行。
3．填写经办人身份证复印件作为本表附件一并报管理部。
4．填写经办人电话时应尽量同时提供手机号码，便于开展短信服务
表3-13 住房公积金汇缴清册
表3-14 北京住房公积金管理中心管理部印鉴卡
注：印鉴卡必须到管理部柜台领取
2．住房公积金每月人员增加与减少
当月因员工入职、离职等情况引起汇缴金额变动时，HR薪酬专员应提交一份《住房公积金汇缴变更清册》（见表3-15），并向住房公积金管理中心提交《住房公积金汇缴书》（见表3-16）和根据汇缴书开具的转账支票。
表3-15 住房公积金汇缴变更清册
（续表）
填写说明：
1.《住房公积金汇缴变更清册》一式两份，加盖单位印章，一份单位留存，一份报管理部。
2.《住房公积金汇缴变更清册》中“增加人数合计”“增加金额合计”“减少人数合计”“减少金额合计”应与《住房公积金汇缴书》中相应栏目一致。
3.《住房公积金汇缴变更清册》中各项内容的填写应准确、完整
表3-16 住房公积金汇缴书
填写说明：
1.《住房公积金汇缴书》一式两联，为无碳复写凭证，第一联由住房公积金管理中心留存作为记账凭证，第二联作为单位存根备查。
2．部分行政事业单位既有财政统发又有单位自筹汇缴住房公积金的，需根据财政统发部分和单位自筹部分分别填制《住房公积金汇缴书》。
3.《住房公积金汇缴书》中各项内容的填写应准确、完整
3.3.3 基数核定
1．社会保险基数的核定
社会保险基数核定的原则
（1）新入职的员工按照员工第一个月的工资额核定基数。
（2）在职员工按照员工上一年月平均工资核定基数。
上一年月平均工资核定办法
（1）依据《关于工资总额组成的规定》及解释确定，注意一般企业发放的薪酬均计入工资总额中，例如岗位工资、基本工资、绩效工资、奖金、补贴、津贴等。另外，需要注意的是，这里所指的“工资额”为税前工资总额。
（2） “上一年”指的是基数核定年上一年的1月1日至12月31日。
（3）计算办法：上一年月平均工资=工资总额÷实发工资月数。
社会保险基数核定的金额
（1）可以参照本章表3-1、表3-2、表3-3、表3-4、表3-5、表3-6等表格的数据。
（2）每年的社会保险基数核定须参照上一年的地区社会平均工资额执行。
社会保险基数核定的时间
（1）以北京市为例，每年应在6月30日前完成上一年社会保险基数的申报核定工作。
（2）每年7月份当月的社会保险按照新核定的基数执行，至次年6月之间，基数不变。
（3）社会保险基数核定工作如有时间上的调整，以管理部门的通知为准。
社会保险基数核定流程
社会保险基数核定流程如图3-3所示。
图3-3 社会保险基数核定流程
（1）员工月平均工资统计样表见表3-17。
表3-17 月平均工资统计表
（2）形成的汇总表参见表3-18所示的年度社会保险缴费基数稽核核定表。
表3-18 年度社会保险缴费基数稽核核定表
（续表）
2．住房公积金基数的核定
住房公积金基数核定的原则
（1）新入职的员工按照员工第一个月的工资额核定基数。
（2）在职员工按照员工上一年月平均工资核定基数。
上一年月平均工资核定办法
（1）依据《关于工资总额组成的规定》及解释确定，注意一般企业发放的薪酬均计入工资总额中，例如岗位工资、基本工资、绩效工资、奖金、补贴、津贴等。另外，需要注意的是，这里所指的“工资额”为税前工资总额。
（2） “上一年”指的是基数核定年上一年的1月1日至12月31日。
（3）计算办法：上一年月平均工资=工资总额÷实发工资月数。
住房公积金基数核定的金额
（1）可以参照本章表3-1、表3-2、表3-5、表3-6、表3-7等表格的数据。
（2）每年的住房公积金基数核定须参照上一年的地区社会平均工资额执行。
住房公积金基数核定的时间
（1）以北京市为例，每年6月10日前完成上一年住房公积金基数的申报工作，6月30日前完成基数的核定工作。
（2）每年7月份当月的住房公积金按照新核定的基数执行，至次年6月之间，基数不变。
（3）住房公积金基数核定工作如有时间上的调整，以管理部门的通知为准。
住房公积金基数核定流程
住房公积金基数核定流程如图3-4所示。
图3-4 住房公积金基数核定流程
（1）统计员工平均工资，样表参见表3-17。
（2）形成住房公积金汇缴（跨年）清册，参见表3-13。
3.3.4 补缴
1．社会保险补缴
社会保险补缴适用的情况
（1）社会保险补缴目前只有企业可以操作。
（2）社会保险的补缴需要先准备资料，经审批通过后方可执行。
（3）社会保险的补缴人必须是现有正常缴费的员工，停缴或转出的员工不可以补缴。
（4）社会保险的补缴办理时间一般有具体规定。
社会保险补缴所需准备的资料
（1） 《补缴社会保险费申办单》（以北京市为例，见表3-19）。
（2）补缴期间企业发放工资的会计凭证。
（3）补缴人在企业工作期间的劳动合同。
（4）补缴人的户口本（含首页、本人页）。
（5）社会保险登记证。
（6）企业营业执照副本。
表3-19 北京市补缴社会保险费申办单
2．住房公积金补缴
住房公积金补缴适用的情况
（1）住房公积金补缴只有企业可以操作。
（2）住房公积金的补缴需要先准备资料，经审批通过后方可执行。
（3）住房公积金的补缴人必须是现有正常缴费的员工，停缴或转出的员工不可以补缴。
（4）住房公积金的补缴办理时间一般有具体规定。
住房公积金补缴所需准备的资料
（1） 《住房公积金补缴书》（见表3-20）；
（2） 《住房公积金补缴清册》（见表3-21）；
（3）补缴原因说明，加盖公章。
表3-20 住房公积金补缴书
表3-21 住房公积金补缴清册
3.3.5 社会保障卡与住房公积金联名卡
1．社会保障卡
社会保障卡的作用
（1）社会保障卡，也称社保卡、医保卡，它记载了持卡人姓名、性别、公民身份号码等基本信息，同时记录了持卡人的社会保险缴费情况、养老保险个人账户信息、医疗保险个人账户信息、职业资格和技能、就业经历、工伤及职业病伤残程度等。
（2）社会保障卡是持卡人办事的电子凭证。持卡人可以凭卡就医，进行医疗保险个人账户结算；可以凭卡办理养老保险事务；可以凭卡到相关部门办理求职登记和失业登记手续，申领失业保险金，申请参加就业培训；可以凭卡申请劳动能力鉴定和申领享受工伤保险待遇等。
（3）社会保障卡是信息查询工具，持卡人可以凭卡号上网查询信息，或在网上办理有关劳动和社会保障事务。
社会保障卡的领取与发放
（1）企业HR薪酬专员持《北京市社会保险登记证》到相应的人力资源和社会保障局申请领卡。
（2）企业HR薪酬专员领取社会保障卡及《北京市社会保障卡发行回执单》，核对无误后在《北京市社会保障卡发行回执单》上签字确认。
（3）企业HR薪酬专员将社会保障卡发放给参保员工。
2．住房公积金联名卡
住房公积金联名卡的作用
（1）住房公积金联名卡是住房公积金管理中心和相应的银行共同设立的具有住房公积金管理功能的银行储蓄卡。
（2）住房公积金联名卡可以查询、打印住房公积金账户信息，持卡人可查询其住房公积金账户余额及汇缴、补缴、提取、计息等账户明细，并通过住房公积金对账簿打印住房公积金账户信息。
（3）住房公积金联名卡有提取住房公积金转账入卡的功能，按规定提取住房公积金时，持卡人可指定联名卡作为住房公积金提取账户，将提取的住房公积金转入本人联名卡的储蓄账户中。
（4）住房公积金联名卡具有银行储蓄卡的金融功能，另外，住房公积金联名卡免收年费及小额账户管理费。以北京市为例，目前北京住房公积金管理中心与交通银行、建设银行、工商银行、招商银行、北京银行、中国银行、农业银行、中信银行共8家银行合作发行联名卡。
住房公积金联名卡的办理
（1）住房公积金联名卡可以由个人直接到住房公积金指定银行办理，也可以由企业统一代为办理。
（2）如果由员工个人办理，只需要携带本人身份证件，到指定银行填写相关表格、提交个人资料即可。
（3）如果是企业统一办理，可以按照住房公积金管理中心指定银行的要求，让员工填写相关表格并提交个人资料，统一办理并发放。
3.3.6 信息变更
在社会保险和住房公积金管理中，信息变更主要涉及企业信息变更和员工个人信息变更两类。
1．企业信息变更
企业信息变更时，负责人员需携带变更资料到企业开户所在的社会保险和住房公积金管理部门办理。主要的变更证明资料有法人变更资料或营业地址变更资料，另外还要填写变更登记表。以北京市为例，社会保险单位信息变更登记表如表3-22所示，住房公积金单位信息变更登记表如表3-23所示。
表3-22 北京市社会保险单位信息变更登记表
表3-23 住房公积金单位信息变更登记表
2．员工信息变更
员工个人信息变更时，需由本人提供相应的变更资料，由企业HR薪酬专员携带变更资料到企业开户所在的社会保险和住房公积金管理部门办理。主要的变更证明资料有身份证、户口本、储蓄卡等，并填写变更登记表。以北京市为例，社会保险个人信息变更登记表如表3-24所示，住房公积金个人信息变更申请书见图3-5。
表3-24 北京市社会保险个人信息变更登记表
备注：请参保单位提供相关的变更证明材料，表格中带﹡号的项目为必录项
图3-5 住房公积金个人信息变更申请书